Zamówienie nr WPS.271.02.161.2021

1 Nazwa i adres Zamawiającego

Gmina Sosnowiec

Aleja Zwycięstwa 20

41-200 Sosnowiec

NIP 644-345-36-72

REGON 276255482

2 Podstawa prawna zastosowanego sposobu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

Bez stosowania ustawy z 11.09.2019 r. (Dz. U. poz. 2019 z późn. zm.), zgodnie z regulacją określoną w art. 2 ust. 1 pkt 1 PZP.

Zgodnie z §5 Załącznika nr 2 do Zarządzenia Prezydenta Miasta Sosnowca nr 625 z dnia 16-12-2020 r. Zasady udzielania zamówień klasycznych, których wartość jest mniejsza niż kwota 130.000,00 złotych.

3 Określenie przedmiotu zamówienia, wielkości i zakresu zamówienia oraz wymagań dotyczących sposobu realizacji przedmiotu zamówienia

1. Określenie przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest Zatrudnienie pośrednika wolontariatu w ramach projektu EFS Aktywne Centrum – Szansa dla Nas! - II edycja nr RPSL.09.01.05-24-0015/20.

2. Określenie wielkości i zakresu zamówienia

2.1. Pośrednik Wolontariatu Pracownik zatrudniony będzie na podstawie umowy cywilno- prawnej.

2.2. Zatrudnienie obowiązywać będzie w terminie od dnia podpisania umowy do 2022-12-31 (planowane zakończenie trwania projektu nr RPSL.09.01.05-24-0015/20).

2.3. Przewidywany łączny czas pracy nie będzie wynosił więcej jak 4 640 osobogodzin.

3. Wymagania Zamawiającego dotyczące sposobu realizacji przedmiotu zamówienia

3.1. Do zadań pośrednika wolontariatu należeć będzie m.in.:

a. Zidentyfikowanie potrzeb społeczności w ramach założeń Programu Aktywności Lokalnej,

b. Przygotowanie programu wolontariatu,

c. Informowanie o wolontariacie w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,

d. Przygotowanie i prowadzenie rekrutacji , prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych ,

e. prowadzenie dokumentacji formalnej dotyczącej pracy wolontariackiej (umowa lub porozumienie, ubezpieczenie )

f. Opracowywanie harmonogramów czasu pracy,

g. Przygotowanie stanowiska pracy dla wolontariuszy,

h. Pośrednictwo między wolontariuszami a pracownikami obsługującymi projekt,

i. Przeszkolenie wolontariuszy do powierzonych im zadań,

j. Nadzorowanie pracy wolontariuszy i dbanie o ich rozwój,

k. wsparcie wolontariuszy w rozwiązywaniu problemów związanych z ich działalnością,

l. Organizowanie regularnych spotkań z wolontariuszami, otwartość na rozmowę i wymianę poglądów,

m. Ochrona interesów wolontariuszy,

n. Zapewnianie grupowego i indywidualnego nadzoru nad wolontariuszami

o. Raportowanie działań wolontariuszy w celu oceny programu wolontariatu

p. Stworzenie systemu motywacji i doceniania wolontariuszy,

q. Prowadzenie dokumentacji fotograficznej wolontariatu,

r. rozwijanie, zmienianie programu wolontariackiego, na potrzeby realizacji działań projektowych

s. Prowadzenie internetowego portalu informacyjnego na temat prowadzonych działań w zakresie wolontariatu,

t. Planowanie i organizowanie szkoleń,

u. Prowadzenie miesięcznej karty czasu pracy, ewidencji godzin i zadań realizowanych przez Wykonawcę w okresie zlecenia,

v. Zapewnienie wolontariuszowi odpowiednich środków ochrony indywidualnej, pokrycie kosztów podróży służbowych i diet

w. Pokrywanie innych niezbędnych kosztów ponoszonych przez wolontariuszy, związanych z wykonywaniem świadczeń, jednak na dotyczących pracowników zasadach określonych w odrębnych przepisach oraz kosztów szkoleń wolontariuszy w zakresie wykonywanych przez nich świadczeń.

x. utrzymywanie stałej wymiany informacji z Biurem Projektu oraz pracownikami zaangażowanymi w realizację projektu,

3.2. Pośrednik pokrywa koszty związane z dojazdem do miejsca pracy.

3.3. Zamawiający w szczególnie uzasadnionych przypadkach, w porozumieniu z Wykonawcą, zastrzega sobie prawo do wydłużenia bądź skrócenia okresu realizacji Przedmiotu zamówienia.

3.4. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzenia zmian w umowie w szczególności w zakresie terminów realizacji zamówienia oraz liczby godzin pracy.

3.5. Wynagrodzenie wykonawcy za wykonaną usługę będzie wyliczone na podstawie ilości godzin przepracowanych w ramach projektu i pomnożone przez cenę za godzinę usługi.

3.6. Zamawiający zapewni wykonawcy na czas wykonania zlecenia pomieszczenie biurowe wyposażone w meble i urządzenia biurowe.

3.7. w związku z wprowadzeniem w dn. 2 marca 2020 r. Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-­‐19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz. U. poz. 1842 z późn. zm.) oraz warunkami prawnymi wynikającymi z aktualnie obowiązujących rozporządzeń Rady Ministrów ustanawiającymi określone ograniczenia, nakazy i zakazy w związku z wystąpieniem stanu epidemii, Zamawiający wymaga dodatkowo:

­ aby Wykonawca prowadził usługę zgodnie z w/w ustawą oraz zaleceniami służb sanitarnych.

‐ w przypadku braku możliwości realizacji usług w formie stacjonarnej z powodu epidemii COVID-­19 i przy jednoczesnej (pisemnej i udokumentowanej) zgodzie UP i na warunkach dopuszczonych przez Instytucję Zarządzającą, Zamawiający dopuści realizację usługi w formie zdalnej. Wykonawca może korzystać z ogólnie dostępnych platform do wideokonferencji, umożliwiających kontakt wzrokowy przy zapewnieniu rozwiązań umożliwiających monitoring realizowanej usługi.

4. Wymagania niezbędne (niespełnienie warunku skutkować będzie odrzuceniem oferty):

4.1. Posiadanie odpowiedniego wykształcenia i/lub doświadczenia zawodowego umożliwiającego przeprowadzenie usługi tj.:

a) minimum wykształcenie wyższe o kierunku zarządzanie zasobami ludzkimi, socjologia, praca socjalna lub pedagogiczne kierunkowe związane z animacją społeczno-kulturalną, resocjalizacją,

b) minimum dwa lata doświadczenia zawodowego w zakresie wsparcia na rzecz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym,

4.2. Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tego warunku:

a) do oferty Wykonawca zobowiązany jest załączyć:

- Kopie dyplomu poświadczającego posiadane wykształcenie,

- CV oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie referencji i/lub kopia/kopie umowy o pracę i/lub kopia/kopie umowy cywilnoprawnej potwierdzające spełnienie kryterium dwuletniego doświadczenia zawodowego w zakresie wsparcia na rzecz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym. Zamawiający dopuszcza zamazanie w umowach o pracę lub umowach cywilnoprawnych danych dotyczących wysokości wynagrodzenia i innych danych niezwiązanych z potwierdzeniem kryterium doświadczenia,

- kopie certyfikatów/zaświadczeń/dyplomów potwierdzających ukończenie kursu/szkolenia pośrednika wolontariatu.

4 Termin wykonania zamówienia

1. Rozpoczęcie realizacji – od dnia podpisania umowy.

2. Zakończenie realizacji – do 31-12-2022 r.

5 Termin związania ofertą

1. Wykonawca związany będzie złożoną ofertą przez okres 45 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.

6 Określenie kryteriów oceny ofert i ich znaczenia

1. Cena:

Sposób obliczenia punktów w kryterium – cena brutto – waga 60%

Pc = (Cmin / Cbad) x 60% przy czym 1% = 1 pkt

gdzie:

Cmin - najniższa cena brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia spośród złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu

Cbad - zaoferowana cena brutto

Pc - ilość punktów przyznanych ofercie badanej w kryterium ceny.

Maksymalną ilość punktów – 60 – otrzyma oferta z najniższą oferowaną ceną brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Punktacja będzie obliczana z dokładnością co najmniej do dwóch miejsc po przecinku.

2. Doświadczenie zawodowe w zakresie wsparcia na rzecz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym:

Sposób obliczenia punktów w kryterium – doświadczenie zawodowe – waga 40%

Oferta oceniana według kryterium „doświadczenie zawodowe” otrzyma liczbę punktów wg poniższego schematu:

Najkrótszy okres doświadczenia zawodowego wynosi 2 lata w zakresie wsparcia na rzecz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.

Maksymalny okres doświadczenia zawodowego uwzględniony do oceny wynosi 4 lata w zakresie wsparcia na rzecz osób zagrożonych wykluczeniem społecznym.

Maksymalną liczbę punktów wynoszącą 40 otrzyma oferta o doświadczeniu zawodowym co najmniej 4 lata lub więcej.

W przypadku wykazania przez Oferenta doświadczenia zawodowego co najmniej 4 lata oferta otrzyma maksymalną ilość punktów w przedmiotowym kryterium.

Oferta otrzyma liczbę punktów jak niżej:

Pg=Pbw x 40%

Pg – liczba punktów przyznanych ofercie w kryterium „Doświadczenie zawodowe”,

Pbw – liczba punktów przyznana ofercie w kryterium „Doświadczenie zawodowe” bez uwzględnienia wagi.

3. Zamawiający wybierze spośród złożonych ofert, ofertę która przedstawi najkorzystniejszy bilans w/w kryteriów liczony wg przedstawionych wzorów z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

4. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwóch lub więcej Wykonawców przedstawi taki sam bilans ceny i doświadczenia zawodowego Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną.

5. Ostatecznie wybrana zostanie oferta, która otrzyma największą liczbę punktów wynikającą ze wzoru:

6. P = Pc + Pg , gdzie:

P – suma końcowa liczby punktów przyznana ofercie,

Pc – liczba punktów przyznana ofercie w kryterium – cena,

Pg – liczba punktów przyznana ofercie w kryterium – Doświadczenie zawodowe

7 Wymagane dokumenty

1. Wykonawca zobowiązany jest do oferty załączyć (wszystkie kopie dokumentów powinny być potwierdzone przez oferentów za zgodność z oryginałem):

1.1. Wypełnioną ofertę zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

1.2. W przypadku kryterium dot. wykształcenia – kopie dyplomu/świadectwa ukończenia właściwych studiów potwierdzające spełnienie powyższego kryterium lub inny dokument potwierdzający wykształcenie wyższe.

1.3. W przypadku kryterium dot. doświadczenia zawodowego – kopie/oryginały stosownych dokumentów: zaświadczenia o zatrudnieniu, referencje, świadectwa pracy i/lub kopie umowy o pracę i/lub kopie umowy cywilnoprawnej lub inne dokumenty jednoznacznie potwierdzające spełnienie powyższego kryterium.

8 Opis sposobu przygotowania oferty oraz miejsca i terminu złożenia oferty

1. Ofertę należy złożyć na Platformie elektronicznej do dnia 09-03-2021 r., do godziny 9:00. LINK: https://umsosnowiec.logintrade.net/rejestracja

2. Oferta musi być sporządzona w języku polskim w formie elektronicznej w postaci skanu dokumentu opatrzonego własnoręcznym podpisem.

3. Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę lub osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania Wykonawcy lub Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego.

4. Poprawki lub zmiany w ofercie, muszą być dokonane w sposób czytelny, podpisane własnoręcznym podpisem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.

5. Pełnomocnictwo (w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez notariusza) należy załączyć do oferty.

6. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub przedłożenie oferty wariantowej skutkuje odrzuceniem wszystkich ofert Wykonawcy.

7. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.

8. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za otwarcie oferty przed terminem w przypadku nieprawidłowego wykorzystania przez Wykonawcę Platformy do elektronicznej obsługi zamówień publicznych.

9. Ofertę należy napisać w języku polskim, trwałą i czytelną techniką.

10. Cena oferty powinna obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia.

11. Wyjaśnienia dotyczące Zapytania udzielane będą wszystkim oferentom za pośrednictwem Platformy (bez ujawniania źródła zapytania) wraz z odpowiedziami. Wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego, który wpłynie na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, może pozostać bez odpowiedzi

12. Wsparcie techniczne dla Wykonawców w zakresie obsługi Platformy Przetargowej: +48 71 787 35 34, pn-pt: 8:00-16:00 helpdesk@logintrade.net

9 Klauzula informacyjna w związku z wymaganiami art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO)

1. Administrator Danych Osobowych. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Sosnowca. Może Pani/Pan uzyskać informacje o przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Sosnowcu z siedzibą przy Al. Zwycięstwa 20.

2. Inspektor Ochrony Danych. Inspektorem Danych Osobowych wyznaczonym przez Prezydenta Miasta Sosnowca jest Agata Kozłowska. Może się Pani/Pan z nią skontaktować w sprawie ochrony danych osobowych osobiście pod adresem ul. Mościckiego 14 pokój 406, e-mail: iod@um.sosnowiec.pl, nr telefonu 515-041-778 lub 32-296-0-687.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane osobowe. Administrator przetwarza Pani/Pana dane osobowe podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu udzielenia zamówienia publicznego na Zatrudnienie pośrednika wolontariatu w ramach projektu EFS Aktywne Centrum – Szansa dla Nas! - II edycja nr RPSL.09.01.05-24-0015/20.

4. Czy podanie przez Państwa danych osobowych jest obowiązkiem i jakie są konsekwencje ich niepodania. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe zgodnie z art. 19 Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 z późn. zm.). Jeżeli nie poda Pani/Pan danych, nie będzie można rozpatrzyć Pani/Pana oferty w ramach przedmiotowego postępowania.

5. Komu możemy przekazać Państwa dane osobowe. Pani/Pana dane są udostępniane podmiotom upoważnionym na podstawie przepisu prawa na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

6. Jak długo będą przechowywane Państwa dane osobowe.Pani/Pana dane osobowe są przechowywane jedynie w okresie niezbędnym do spełnienia celu, dla którego zostały zebrane lub w okresie wskazanym przepisami prawa i w tym przypadku wynosi 4 lata zgodnie z art. 78 Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 z późn. zm.).

7. Jakie są Państwa prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych.W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych ma Pani/Pan prawo do żądania od administratora dostępu do nich (art. 15 RODO), ich sprostowania (art. 16 RODO, ale tylko w zakresie nieskutkującym zmianom wyniku postępowania ani zmiana postanowień umowy), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO z zastrzeżeniem art. 18 ust. 2 RODO).

8. Gdzie mogą Państwo wnieść skargę wobec przetwarzania Państwa danych. Jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Pani/Pani prawo do wniesienia skargi wobec ich przetwarzania do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie przy ul. Stawki 2.

9. Czy Państwa dane będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.

10 Załączniki

1. Formularz ofertowy

2. Oświadczenie o niekaralności

3. Oświadczenie w sprawie braku powiązań kapitałowych lub osobowych

4. Wzór umowy oraz wzór umowy powierzenia danych osobowych (UPPDO)